Slik importerer du kundelister fra Excel, CSV eller andre systemer
For å få mest mulig ut av Rate It er det viktig å ha en oppdatert og organisert kontaktliste. Importering av kontakter lar deg enkelt overføre eksisterende kundeinformasjon til Rate It-plattformen, slik at du raskt kan begynne å samle inn verdifulle tilbakemeldinger. Denne veiledningen viser deg hvordan du kan importere kontakter fra ulike kilder og sikre at dataimporteringen går smidig.
Viktig: Før du importerer kontakter, forsikre deg om at du har samtykke til å kontakte disse personene. Rate It hjelper deg med å holde oversikt over samtykke, men det er ditt ansvar å sikre at datainnsamlingen følger GDPR og andre personvernregler.
Rate It tilbyr flere måter å importere kontakter på, avhengig av hvor dataene dine er lagret. Velg den metoden som passer best for ditt system:
Last opp kundelister direkte fra Excel-ark eller CSV-filer. Den raskeste måten å importere store mengder kontakter på.
Best for: Store kundelister og manuelt vedlikeholdte databaser
Tidsbruk: Rask (få minutter)
Koble direkte til dine eksisterende CRM-systemer for automatisk synkronisering av kontaktdata.
Best for: Virksomheter med eksisterende CRM-løsninger
Tidsbruk: Medium (oppsett tar ca. 15-30 minutter)
For utviklere og tekniske team: bruk vårt API for å programmere egendefinerte importløsninger.
Best for: Tilpassede integrasjoner og automatiserte prosesser
Tidsbruk: Varierende (avhengig av implementasjon)
Legg til kontakter én og én direkte i Rate It-plattformen. Ideelt for små virksomheter eller for å legge til enkeltpersoner.
Best for: Små virksomheter eller ad-hoc tilføyelser
Tidsbruk: Langsom (ca. 1 minutt per kontakt)
For de fleste virksomheter anbefaler vi å begynne med Excel/CSV-import for å komme raskt i gang. Hvis du bruker et CRM-system, kan du senere sette opp en integrasjon for å holde kontaktlisten automatisk oppdatert.
Importering av kontakter fra Excel eller CSV-filer er den mest direkte måten å få kundelisten din inn i Rate It. Følg disse trinnene for en vellykket import:
Før du importerer, er det viktig å strukturere datafilen din riktig. Rate It krever et bestemt format for vellykket import.
| Kolonnenavn | Beskrivelse | Format | Påkrevd? |
|---|---|---|---|
| Telefonnummer | Kundens mobilnummer | +47xxxxxxxx eller xxxxxxxx | Ja |
| Navn | Kundens fulle navn | Tekst | Ja |
| E-post | Kundens e-postadresse | navn@domene.no | Nei |
| Kundenummer | Intern id for kunden | Tekst/tall | Nei |
| Kategori | Kundekategori/segment | Tekst | Nei |
| Samtykke dato | Dato for markedsføringssamtykke | YYYY-MM-DD | Nei |
Tips for telefonnumre: Sørg for at telefonnumrene er i et konsistent format. Rate It støtter flere formater, men vi anbefaler å bruke internasjonalt format med landkode (+47 for Norge). Unngå mellomrom og spesialtegn i telefonnumre.
Logg inn på Rate It-dashbordet og gå til "Kontakter"-seksjonen. Klikk på "Importer kontakter"-knappen i øvre høyre hjørne.
Pro-tips: Du kan også nå importeringsverktøyet fra hovednavigasjonen ved å velge "Innstillinger" → "Kontakter" → "Importer".
I importeringsverktøyet, velg "Excel/CSV" som datakilde. Klikk deretter på "Bla gjennom" eller dra og slipp filen din i det merkede området.
Etter opplasting vil systemet prøve å automatisk gjenkjenne kolonnene i filen din. Kontroller at tilordningene er korrekte, og juster om nødvendig ved å bruke nedtrekksmenyene.
Pro-tips: Hvis du bruker de samme kolonnenavnene som Rate It (f.eks. "Telefonnummer", "Navn", osv.), vil systemet automatisk tilordne kolonnene riktig, noe som sparer tid ved fremtidige importer.
Systemet vil vise en forhåndsvisning av dataene som skal importeres. Kontroller at informasjonen er korrekt, legg merke til eventuelle advarsler om duplikater eller ugyldige data, og klikk deretter på "Importer kontakter" for å starte prosessen.
Viktig: Systemet vil varsle deg om eventuelle duplikate telefonnumre som allerede finnes i systemet. Du kan velge å oppdatere eksisterende kontakter eller hoppe over duplikatene.
Etter at importen er fullført, vil du motta en bekreftelse med en oppsummering av resultatet, inkludert antall kontakter som ble importert, antall oppdaterte kontakter, og eventuelle feil som oppstod under prosessen.
For virksomheter som allerede bruker et CRM-system, tilbyr Rate It sømløse integrasjoner som holder kontaktlistene synkronisert automatisk.
HubSpot CRM
Salesforce
Pipedrive
SuperOffice
Microsoft Dynamics
Zoho CRM
For å sette opp en CRM-integrasjon, følg disse generelle trinnene:
Fra Rate It-dashbordet, gå til "Innstillinger" → "Integrasjoner" → "CRM-systemer"
Klikk på ikonet for ditt CRM-system og følg oppsettsveiviseren
Logg inn på CRM-systemet ditt når du blir bedt om det og godkjenn tilgangene som Rate It trenger
Velg hvilke kontaktfelter som skal synkroniseres og hvor ofte synkroniseringen skal kjøre
Klikk "Start synkronisering" for å begynne den første dataimporteringen
Tips: For hjelp med spesifikke CRM-integrasjoner, se vår dedikerte integrasjonsguide for ditt CRM-system eller kontakt vår supporttjeneste.
Sørg for at alle telefonnumre er i samme format, ideelt sett med landkode (+47). Vær konsekvent med navneformat (f.eks. "Fornavn Etternavn") og fjern unødvendige mellomrom eller spesialtegn.
Fjern duplikater, oppdater utdatert informasjon, og sørg for at alle obligatoriske felt er fylt ut før du importerer. Dette sparer tid og reduserer feil under importprosessen.
Bruk kategorier eller egendefinerte felt for å segmentere kontaktene dine. Dette gjør det enklere å målrette tilbakemeldingsforespørsler til spesifikke kundegrupper senere.
Før du importerer hele kundelisten, test prosessen med en mindre gruppe (10-20 kontakter) for å sikre at alt fungerer som forventet og at dataformatene er korrekte.
Viktig om personvern: Husk at GDPR krever at du har et gyldig rettslig grunnlag for å lagre og behandle personopplysninger. Sørg for at kundene har gitt samtykke til kommunikasjon eller at du har et annet gyldig grunnlag for behandling av dataene.
Rate It støtter import av opptil 10 000 kontakter i én enkelt Excel/CSV-fil. For større datamengder anbefaler vi å dele importen inn i flere filer eller bruke vår API for en mer effektiv overføring.
Systemet identifiserer duplikater basert på telefonnummer. Under importprosessen kan du velge om du vil oppdatere eksisterende kontakter med ny informasjon, beholde den eksisterende informasjonen, eller opprette nye poster til tross for duplikatene.
Ja, du kan eksportere hele kontaktlisten eller filtrerte segmenter til Excel eller CSV-format når som helst. Gå til "Kontakter", bruk eventuelle filtre du ønsker, og klikk på "Eksporter"-knappen.
Standard synkroniseringsintervall er hver 24. time, men du kan konfigurere dette til å være så hyppig som hver time eller så sjelden som ukentlig, avhengig av dine behov. Du kan også utløse en manuell synkronisering når som helst fra integrasjonsinnstillingene.
Nå som du har importert kontaktene dine, kan du gå videre til: